“Precisamos de um sistema” pode ser o começo de uma conversa, mas ainda não define um projeto. O que precisa melhorar? Quem utilizará a solução? Como saberemos se ela funciona?

Sem essas respostas, a escolha pode se apoiar mais na apresentação da ferramenta do que nas necessidades da organização.

Transformar uma dificuldade em um objetivo

Imagine uma clínica em que solicitações administrativas ficam espalhadas entre mensagens e anotações. Pedir um aplicativo é uma possibilidade. Definir o objetivo como “acompanhar cada solicitação, com responsável e situação visível” ajuda a avaliar diferentes caminhos.

A solução pode envolver uma ferramenta pronta, uma configuração do sistema existente ou um desenvolvimento específico. O objetivo permite comparar alternativas sem decidir a tecnologia antecipadamente.

O guia de implementação digital da OMS propõe um planejamento orientado às necessidades, considerando o contexto e os recursos disponíveis. Elaborado para programas de saúde, ele oferece uma referência para discutir investimentos digitais com direção clara. [1]

Ouvir quem conhece a rotina

A gestão pode buscar relatórios, enquanto a recepção precisa reduzir cadastros repetidos. O profissional de saúde pode precisar localizar informações com facilidade, e o paciente pode ter dificuldade para entender as orientações de acesso.

Essas necessidades precisam ser consideradas antes de definir funcionalidades. Caso contrário, o projeto pode atender a quem contrata, mas dificultar o trabalho de quem utiliza.

Também é importante separar o indispensável do desejável. Uma primeira versão capaz de resolver um problema delimitado pode ser mais útil do que uma lista extensa de recursos sem prioridade.

Definir o que significa estar pronto

“Funcionar bem” é um critério amplo demais. Se o projeto pretende organizar solicitações, podemos verificar se cada pedido possui responsável, se sua situação pode ser consultada e se a equipe consegue acompanhar pendências.

Esses critérios ajudam a testar a entrega. Já os resultados operacionais, como redução de retrabalho, precisam ser avaliados no uso real, sem serem presumidos pela existência do sistema.

Antes da contratação, também vale esclarecer custos de implantação e continuidade, treinamento, manutenção e responsabilidades. O orçamento não termina necessariamente na construção da ferramenta.

Escolher um software é parte do processo. Dar direção ao projeto exige compreender o problema, estabelecer prioridades e definir como a solução será avaliada.

Quanto mais claras forem essas decisões, mais fundamentada poderá ser a escolha entre ajustar, contratar ou desenvolver.