Uma consulta pode estar registrada no prontuário, enquanto sua confirmação depende de mensagens manuais. A agenda está em um sistema, mas o financeiro fica em uma planilha. Uma solicitação chega pelo WhatsApp e passa por diferentes pessoas até ser resolvida.

Ter ferramentas digitais não significa que todas as necessidades da operação estejam atendidas. Mas isso também não quer dizer que seja preciso substituir tudo ou criar um sistema próprio.

Onde estão as possibilidades?

A tecnologia pode apoiar diferentes momentos da rotina: organizar solicitações, acompanhar pendências, automatizar tarefas repetitivas e tornar informações mais acessíveis à equipe.

Na jornada do paciente, as possibilidades incluem agendamento, orientações de preparo e canais de comunicação. Na gestão, podem envolver indicadores que ajudem a compreender atrasos, retrabalho e capacidade de atendimento.

A TIC Saúde 2025 mostra essa diferença entre registro e oferta de serviços: 92% dos estabelecimentos utilizavam sistemas eletrônicos para registrar informações de pacientes, mas apenas 34% disponibilizavam agendamento de consultas pela internet. Isso não mede a qualidade do cuidado, mas mostra que digitalização envolve diferentes dimensões. [1]

E a inteligência artificial?

A IA também pode ser investigada para apoiar atividades administrativas e organização de informações. Porém, sua utilização exige critérios.

A OMS aponta possibilidades na administração, educação e pesquisa, mas alerta para respostas incorretas, vieses e confiança excessiva na automação. Usar IA exige definir sua finalidade, avaliar os dados envolvidos e estabelecer supervisão. [2]

Nem sempre ela será a melhor escolha. Uma automação simples ou uma mudança de processo pode ser mais adequada.

Antes da ferramenta, a necessidade

O primeiro passo é entender o que precisa mudar. A dificuldade está no processo, na comunicação, na ferramenta ou na combinação desses fatores?

Conforme a resposta, o caminho pode ser ajustar a rotina, aproveitar uma solução pronta ou desenvolver algo específico. Se houver incerteza, pode ser necessário investigar e testar antes de construir.

Ir além do prontuário é olhar para o funcionamento da organização e para a experiência das pessoas. O valor de uma solução não está apenas em sua tecnologia, mas em sua capacidade de responder a uma necessidade real, com resultados que possam ser avaliados.